Om mee te nemen
Vergelijk gelijksoortige perioden en statussen, en houd onverklaarde verschillen apart.
Kies een herkenbare afbakening
Noteer welke serviceperiode, locatie en verkoopkanalen je controleert. Maak onderscheid tussen geplaatste orders, uitgevoerde orders en bevestigde betalingen. Een order voor morgen kan vandaag geplaatst zijn; kies bewust in welk overzicht je die verwacht.
Vraag aan de leverancier wat ieder rapport telt en welk tijdstip wordt gebruikt. Leg die definities naast je eigen dagafsluiting. Verschillende totalen zijn niet automatisch een fout als ze een andere periode of status beschrijven.
Zoek verschillen op orderniveau
Begin bij het totaal en volg een afwijking terug naar herkenbare referenties. Controleer annuleringen, terugbetalingen, dubbele registraties en openstaande statussen. Laat één verantwoordelijke bepalen welke correctie nodig is.
Een betaalbevestiging is iets anders dan een uitbetaling op de bankrekening. De timing en inhoud van uitbetalingen hangen af van de afspraken met de aanbieder. Gebruik de actuele rapportage en laat boekhoudkundige verwerking met je accountant afstemmen.
| Overzicht | Vraag bij een verschil |
|---|---|
| Orders | Welke datum en status tellen mee? |
| Betalingen | Welke bevestiging hoort bij welke order? |
| Terugbetalingen | Is de actie gevraagd of afgerond? |
| Uitbetaling | Welke periode en inhouding zijn verwerkt? |
Bewaar een korte uitzonderingslijst
Noteer per onverklaard verschil de referentie, het bedrag, de vraag en de verantwoordelijke. Gebruik geen publieke documenten voor betaal- of klantgegevens. Een afwijking blijft open totdat de oorzaak en eventuele actie zijn gecontroleerd.
Bekijk of dezelfde oorzaak terugkomt. Een onduidelijke statusnaam vraagt mogelijk een andere uitleg aan het team; een fout in de overdracht vraagt onderzoek van de koppeling. Pas de routine aan zodat de volgende dag niet opnieuw hetzelfde uitzoekwerk nodig is.
Ga verder met: Een kassakoppeling beoordelen met een echte proefbestelling · Betaalkosten vergelijken: vraag deze posten op je offerte.
Een praktische leidraad van Eesy-o. Voorbeelden zijn hulpmiddelen voor een gesprek met je team, geen gemeten resultaat of garantie op beschikbare functies.
Hoe we deze kennisbank opbouwenEen vraag of correctie doorgeven