Om mee te nemen
Controleer eerst welke bestellingen werkelijk bevestigd zijn voordat je nieuwe werkopdrachten maakt.
Maak onzekerheid zichtbaar
Een traag scherm vertelt niet of een order of betaling is gelukt. Vraag het team daarom om de bevestiging en de status in het afgesproken overzicht te controleren. Vermijd dat meerdere medewerkers dezelfde bestelling opnieuw invoeren terwijl de eerste nog verwerkt kan worden.
Spreek af wie beslist om nieuwe online bestellingen tijdelijk te onderbreken. Controleer met de leverancier hoe die onderbreking werkt en wat klanten dan zien. Een lokaal briefje aan de toonbank verandert de online beschikbaarheid niet.
Schrijf het noodplan op één blad
Noteer wie klanten informeert, wie de leverancier benadert en wie de reeds bevestigde orders blijft volgen. Gebruik het echte supportkanaal en beschrijf welke informatie nodig is: tijdstip, orderreferentie en het zichtbare probleem. Neem geen wachtwoorden of volledige betaalgegevens op.
Een alternatief kanaal is alleen bruikbaar als de zaak het ook kan opvolgen. Een telefoonnummer tonen terwijl niemand kan opnemen verplaatst de wachtrij. Bepaal vooraf welke beperkte dienstverlening je team tijdens een storing kan waarmaken.
| Situatie | Eerste controle |
|---|---|
| Geen nieuwe orders zichtbaar | Controleer of er bevestigde orders ontbreken. |
| Betaalstatus onzeker | Zoek bevestiging; laat de klant niet zomaar opnieuw betalen. |
| Bestelpagina onbereikbaar | Controleer de klantmelding en bereikbare contactroute. |
| Herstel gemeld | Doe een afgebakende proef voordat alles hervat. |
Herstart met een controlelijst
Vergelijk na herstel de orders die tijdens de storing zijn vastgelegd. Zoek naar ontbrekende en dubbele werkopdrachten en laat één verantwoordelijke de afwijkingen afhandelen. Bewaar het verschil tussen een order, betaling en uitbetaling.
Loop een proef van begin tot einde door en controleer daarna de klantmelding. Schrijf kort op wat misging, welke afspraak hielp en wat in het noodplan moet veranderen. Plan die aanpassing voordat de volgende drukke service begint.
Ga verder met: Oefen online bestellingen met je team vóór de eerste drukke service · Een kassakoppeling beoordelen met een echte proefbestelling.
Een praktische leidraad van Eesy-o. Voorbeelden zijn hulpmiddelen voor een gesprek met je team, geen gemeten resultaat of garantie op beschikbare functies.
Hoe we deze kennisbank opbouwenEen vraag of correctie doorgeven